Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – wie die Umstellung gelingt
Julian Schmitz
Bielefelds Verwaltung setzt auf digitale Akten – wie die Umstellung gelingt
2017 startete die Stadt Bielefeld ein großes Projekt zur Modernisierung ihrer Verwaltung. Ziel war es, Papierakten und den klassischen Postverkehr durch ein vollständig digitales System zu ersetzen. Die Verantwortlichen entschieden sich für die Lösung nscale eGov des Unternehmens Ceyoniq, um eine einheitliche E-Akten-Plattform für alle Behörden und Ämter zu schaffen.
Das neue E-Akten-System speichert Dokumente in sicheren digitalen Ablagesystemen. Berechtigte Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen können Unterlagen einsehen, bearbeiten und weitergeben – ganz ohne physische Akten. Dieser Wandel hat langsame, manuelle Arbeitsschritte abgeschafft und die Abläufe deutlich beschleunigt und effizienter gestaltet.
Jede E-Akte folgt einem standardisierten Format, erlaubt aber individuelle Stichwortvergaben. Die Fachbereiche können das Klassifizierungssystem an ihre spezifischen Anforderungen anpassen, was Flexibilität in der gesamten Stadtverwaltung gewährleistet. 2020 wurden die Prioritäten des Projekts neu gesetzt, um die Einführung zu beschleunigen; die Integration spezialisierter Anwendungen wurde vorerst zurückgestellt.
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Bisher haben 23 Behörden und kommunale Unternehmen das System vollständig eingeführt. Weitere Ämter befinden sich noch im Umstellungsprozess, wobei die genauen Zahlen unklar bleiben.
Die Digitalisierungsmaßnahmen haben bereits die Art und Weise revolutioniert, wie die Bielefelder Verwaltung mit Akten umgeht. Mit 23 Fachbereichen, die nun E-Akten nutzen, verringert das System Verzögerungen und vereinfacht den Zugriff auf Informationen. Die schrittweise Ausweitung auf weitere kommunale Einheiten wird diese Vorteile noch weiter ausbauen.
